Опишите порядок выполнения операций с внутренними документами. 1. Создание черновика документа. 2. Открытие конвертов

Ячмень

26

Порядок выполнения операций с внутренними документами:

1. Создание черновика документа.
Первым шагом является создание черновика документа. В этом этапе вы формируете текст документа, вставляете необходимую информацию, структурируете текст и придаете ему нужный вид.

2. Открытие конвертов и проверка содержимого.
После создания черновика документа необходимо открыть конверты, в которых содержатся другие документы. Важно проверить, что конверты содержат нужные документы и их количество соответствует ожидаемому.

3. Зарегистрировать документы.
Третий шаг — регистрация документов. Это означает, что каждый документ должен быть помечен уникальным номером или кодом, который будет использоваться для их последующего отслеживания и поиска.

4. Проверить правильность адресации.
Следующий важный этап — проверка правильности адресации. Документы должны быть адресованы правильным лицам или организациям, чтобы они могли быть доставлены получателям.

5. Согласовать черновик документа.
Согласование черновика документа является необходимым этапом перед его дальнейшей обработкой. На этом этапе документ рассматривается и утверждается соответствующими лицами, чтобы быть готовым к следующему шагу.

6. Рассмотреть документы руководителем (сделать резолюцию).
Документы затем передаются для рассмотрения руководителем. Руководитель анализирует содержание документов, принимает необходимые решения, может вносить резолюции и указания к документу.

7. Подписать руководителем.
После рассмотрения документы подписываются руководителем. Подпись руководителя является подтверждением его согласия или решения по поводу содержания документов.

8. Прикрепить документ в дело.
После того, как документы подписаны, они прикрепляются к соответствующим делам. Это обеспечивает их дальнейшую хранение и упорядоченность.

9. Предварительный просмотр (сортировка, пометка).
Документы затем проходят предварительный просмотр, включающий сортировку и пометку. Это позволяет лучше организовать документы для их дальнейшего использования и поиска.

10. Проверить правильность оформления документа.
Перед тем, как передать документы руководителю, необходимо проверить их правильность оформления. Это включает проверку наличия всех необходимых подписей, печатей и соблюдение установленных требований по формату документа.

11. Передать документы руководителю.
Документы передаются руководителю для окончательного утверждения и принятия окончательных решений по ним.

12. Заполнить карточку регистрации.
Каждый документ требует заполнения соответствующей карточки регистрации. На карточке указывается информация о документе, его номер, дата создания, содержание и другая необходимая информация, а также ссылка на место хранения документа.

13. Передать документы исполнителю.
Затем документы передаются исполнителю, который будет выполнять необходимые действия по их осуществлению (например, подготовка ответов, распространение информации и т.д.).

14. Отправка.
Наконец, после выполнения всех предыдущих шагов, документы могут быть отправлены получателям или адресатам в соответствии с установленными правилами и процедурами.